Einwilligungen & Listen

Überblick

Das EDM-System bietet zwei miteinander verbundene Funktionen zur Verwaltung von Nutzerkommunikation und Datenschutz:

• Einwilligungen: Verwaltung rechtlicher Zustimmungen (Newsletter, Portal-Zugang, Datenschutz, AGB)
• Listen: Organisation von Nutzergruppen, z.B. für Newsletter, Verteilerlisten und Zielgruppen

Einwilligungen

Arten von Einwilligungen

EDM unterstützt verschiedene Einwilligungstypen:

• Newsletter: Zustimmung zum Empfang von Newsletter-E-Mails
• Portal: Bestätigung für Zugang zum Teilnehmer-/Dozentenportal
• Datenschutz: Allgemeine Datenschutzerklärung
• AGB: Zustimmung zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Double-Opt-In Verfahren

Für rechtssichere Einwilligungen kann ein Double-Opt-In (DOI) Verfahren konfiguriert werden:

Ablauf:

1. Nutzer gibt Einwilligung (z.B. über Webformular oder Portal)
2. System sendet Bestätigungsmail mit Verifizierungslink
3. Nutzer klickt auf Link zur Bestätigung
4. Einwilligung wird aktiviert
5. Optional: Willkommensmail wird versendet
6. Nutzer wird zur konfigurierten Zielseite weitergeleitet

Ohne DOI-Verfahren:

• Einwilligung ist sofort aktiv
• Willkommensmail wird direkt versendet
• Geeignet für Einwilligungen, die persönlich erteilt werden

Einwilligungen in Anmeldeformularen

Einwilligungen können direkt im Buchungsprozess eingeholt werden:

• aktiv über Checkboxen (oder passiv über Konfiguration) im Anmeldeformular auf der Webseite
• Einwilligungen werden beim Einbuchen automatisch mit der Person verknüpft
• Unterstützt sowohl DOI als auch direkte Bestätigung

Verwaltung von Einwilligungen

Für Teilnehmende & Dozierende:

• Verwaltung eigener Einwilligungen im Portal
• Übersicht aller erteilten Zustimmungen
• Möglichkeit zur Widerrufung

Für Mitarbeitende:

• Einsicht und Verwaltung in der Admin-Oberfläche
• Manuelle Erstellung von Einwilligungen
• Wahl zwischen sofortiger Bestätigung oder DOI-Verfahren

Listen

Funktionsweise

Listen ermöglichen die Gruppierung von Nutzern für verschiedene Zwecke:

• Newsletter-Verteiler
• Zielgruppen für Kampagnen
• Interne Verteilerlisten
• Marketing-Segmente

Öffentliche vs. Private Listen

Öffentliche Listen:

• Nutzer können sich selbst an- und abmelden
• Sichtbar im Nutzer-Portal
• Ideal für Newsletter und freiwillige Verteiler
• Selbstverwaltung durch Nutzer

Private Listen:

• Nur für Mitarbeitende sichtbar
• Verwaltung ausschließlich durch Administratoren
• Für interne Zwecke und Segmentierung

Anmeldung zu Listen

Mögliche Wege:

1. Über die Admin-Oberfläche:

   • Mitarbeitende tragen Personen ein
   • Optional mit Auslösung des DOI-Verfahrens

2. Selbstanmeldung im Portal:

   • Nutzer sehen verfügbare öffentliche Listen
   • Direkte An-/Abmeldung möglich
   • Automatische Verknüpfung mit erforderlichen Einwilligungen

3. Webformular:

   • Anmeldeformular auf Ihrer Webseite
   • Funktioniert für angemeldete und Gast-Nutzer
   • Integration mit DOI-Verfahren

Abmeldung von Listen

Abmelde-Optionen:

1. Via Abmeldelink:

   • Jeder Listen-Eintrag hat eine eindeutige Abmelde-URL
   • Verwendung z.B. in Newsletter-E-Mails
   • Übersichtsseite zeigt alle verknüpften Listen
   • Optional: Widerruf der zugehörigen Einwilligung

2. Im Portal:

   • Nutzer können öffentliche Listen selbst abmelden
   • Optional: Einwilligung kann gleichzeitig widerrufen werden

3. In der Admin-Oberfläche:

   • Mitarbeitende können Nutzer austragen
   • Option zum Löschen der zugehörigen Einwilligung

Verknüpfung: Listen & Einwilligungen

Listen können an Einwilligungstypen gebunden werden. Dies bedeutet:

Mit verknüpfter Einwilligung:

• Alle Nutzer in der Liste benötigen die entsprechende Einwilligung
• Beim Hinzufügen zu einer Liste kann eine Einwilligung erstellt oder der Einwilligungsprozess ausgelöst werden
• Bei Abmeldung kann die Einwilligung optional widerrufen werden
• Widerruf der Einwilligung entfernt Nutzer automatisch aus allen Listen mit gleicher Einwilligung

Ohne verknüpfte Einwilligung:

• Nutzer können direkt zur Liste hinzugefügt werden
• Keine zusätzliche Zustimmung erforderlich
• Geeignet für interne Verteilerlisten

Integration mit Brevo (E-Mail-Marketing)

Automatische Synchronisation

EDM kann Listen automatisch mit Ihrem Brevo-Account synchronisieren:

Beim Hinzufügen:

• Nutzer mit bestätigter Einwilligung werden zu Brevo übertragen
• Automatische Aktualisierung bei Einwilligungsbestätigung

Beim Entfernen:

• Nutzer werden automatisch aus Brevo-Listen entfernt
• Gilt für Abmeldungen über alle Kanäle

Brevo-Abmeldungen:

• Wenn sich Nutzer direkt in Brevo von einer Kampagne abmelden, wird dies zu EDM synchronisiert
• Einwilligung wird nur widerrufen, wenn keine anderen Listen mit gleicher Einwilligung bestehen
• Funktioniert nur bei Abmeldung aus Brevo Marketing-Kampagnen (nicht für Transaktions-E-Mails)

Manuelle Synchronisation

Bei Bedarf können Listen manuell synchronisiert werden:

• Vollständiger Export zu Brevo
• Import von Kontakten aus Brevo zurück ins System
• Nützlich bei initialer Einrichtung oder nach größeren Änderungen

Technische Details

E-Mail-Konfiguration

Für jeden Einwilligungstyp können separate E-Mail-Templates konfiguriert werden:

• Bestätigungsmail: Für DOI-Verfahren mit Verifizierungslink
• Willkommensmail: Nach erfolgreicher Bestätigung oder direkter Anmeldung

Einmaligkeit

• Pro Einwilligungstyp kann ein Nutzer nur eine aktive Einwilligung haben
• Erneute Anforderung aktualisiert die bestehende Einwilligung
• Verknüpfung zwischen Nutzer und Liste ist eindeutig (keine Duplikate)