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Erweiterte Felder

Um personalisierte Daten zu pflegen, ist es möglich Erweiterte Felder zu verschiedenen Datensätzen hinzuzufügen. Diese Felder können beispielsweise an Veranstaltungen, Teilnehmenden, Buchungen und weiteren Datensätzen definiert werden.

Übersicht​

Erweiterte Felder bieten eine flexible Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu erfassen, ohne dass technische Änderungen am System vorgenommen werden müssen.

Wo können erweiterte Felder verwendet werden?​

Erweiterte Felder können für folgende Bereiche definiert werden:

  • Veranstaltungen - Zusätzliche Informationen zu einzelnen Veranstaltungen
  • Angebote - Felder, die für alle Veranstaltungen eines Angebots gelten
  • Veranstaltungsorte - Zusätzliche Angaben zu Standorten
  • Teilnehmer - Individuelle Informationen zu Teilnehmenden
  • Dozenten - Zusätzliche Angaben zu Dozierenden
  • Buchungen - Buchungsspezifische Daten
  • Organisationen - Organisationsbezogene Informationen

Feldtypen​

Erweiterte Felder können verschiedene Arten von Daten aufnehmen:

  • Text: Für Freitext-Eingaben wie Namen, Beschreibungen oder Notizen
  • Zahl: Für numerische Werte wie Kostenstellen, Teilnehmerzahlen oder Budgets
  • Datum: Für Datumsangaben
  • Ja/Nein: Für einfache Ja/Nein-Entscheidungen (Checkboxen)
  • Auswahlliste: Für vordefinierte Optionen, aus denen eine oder mehrere ausgewählt werden können
  • Verknüpfung: Für Verweise auf andere Datensätze im System (z.B. Verantwortliche Person, Standort)
  • Mehrfach-Verknüpfung: Für Verweise auf mehrere andere Datensätze

Felder erstellen und konfigurieren​

Grundeinstellungen​

Beim Erstellen eines erweiterten Feldes können Sie folgende Eigenschaften festlegen:

  • Bezeichnung: Der Name des Feldes, wie er in der Oberfläche angezeigt wird
  • Identifikator: Ein eindeutiger technischer Name, der u.a. für Platzhalter benutzt wird
  • Feldtyp: Welche Art von Eingabefeld angezeigt werden soll
  • Position: Die Reihenfolge, in der Felder angezeigt werden
  • Breite: Ob das Feld die volle oder halbe Breite einnehmen soll

Sichtbarkeit und Berechtigungen​

Sie können für jedes Feld festlegen:

  • Standardmäßig anzeigen: Ob das Feld in Listenansichten sichtbar sein soll
  • Empfohlen: Ob das Feld ausgefüllt werden sollte (ohne Pflicht)
  • Bei Einschreibung erlaubt: Ob das Feld bei der Anmeldung zu Veranstaltungen verwendet werden darf
  • Von Benutzern bearbeitbar: Ob Dozenten oder Teilnehmer das Feld selbst ändern können
  • Für Teilnehmer sichtbar: Ob Teilnehmer das Feld im Portal sehen können
  • Für Dozenten sichtbar: Ob Dozenten das Feld im Portal sehen können

Sektionen​

Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, können Sie zusammengehörige Felder in Sektionen gruppieren. Zum Beispiel:

  • Sektion "Kontaktdaten" mit Feldern für Telefon, Fax, Mobilnummer
  • Sektion "Abrechnung" mit Feldern für Kostenstelle, Budget, Rechnungsadresse
  • Sektion "Zusatzinformationen" für sonstige Angaben

Auswahllisten konfigurieren​

Bei Feldern vom Typ "Auswahlliste" können Sie die verfügbaren Optionen definieren:

  1. Erstellen Sie das Feld mit dem Typ "Auswahlliste"
  2. Fügen Sie die gewünschten Auswahloptionen hinzu
  3. Geben Sie für jede Option einen Anzeigenamen und einen internen Wert an
  4. Optional: Aktivieren Sie "Mehrfachauswahl", wenn mehrere Optionen gleichzeitig gewählt werden können

Beispiel: Ein Feld "Kategorie" könnte folgende Optionen haben:

  • Schulung
  • Workshop
  • Seminar
  • Webinar

Verknüpfungen zu anderen Datensätzen​

Felder vom Typ "Verknüpfung" ermöglichen es, auf andere Datensätze im System zu verweisen. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise:

  • Einen Verantwortlichen für eine Veranstaltung zuweisen möchten
  • Einen Hauptstandort für eine Organisation festlegen wollen
  • Einen Ansprechpartner für eine Buchung hinterlegen möchten

Bei der Erstellung eines Verknüpfungsfeldes müssen Sie angeben, auf welche Art von Datensatz verwiesen werden soll (z.B. Benutzer, Standorte, Organisationen).

Verwendung als Platzhalter​

Erweiterte Felder können auch als Platzhalter in Dokumenten oder E-Mail-Vorlagen verwendet werden. Nutzen Sie dazu Platzhalter in der Form:

{{ datensatz.custom_fields_data.ihr_identifikator }}

Beispiel: Wenn Sie ein Feld "kostenstelle" erstellt haben, können Sie es in einem Dokument oder einer E-Mail-Vorlage so verwenden:

Kostenstelle: {{ event.custom_fields_data.kostenstelle }}

Bei Auswahllisten und Verknüpfungen werden automatisch die lesbaren Namen anstelle der internen Werte angezeigt.

Praktische Anwendungsbeispiele​

Beispiel 1: Kostenstelle für Veranstaltungen​

Sie möchten bei jeder Veranstaltung eine Kostenstelle erfassen:

  1. Erstellen Sie ein neues Feld für "Veranstaltungen"
  2. Bezeichnung: "Kostenstelle"
  3. Identifikator: "kostenstelle"
  4. Feldtyp: Text
  5. Breite: Halbe Breite
  6. Aktivieren Sie "Standardmäßig anzeigen"

Nun können Sie bei jeder Veranstaltung die Kostenstelle eingeben und diese wird in Listen angezeigt.

Beispiel 2: Kategorien mit Mehrfachauswahl​

Sie möchten Veranstaltungen verschiedenen Kategorien zuordnen:

  1. Erstellen Sie ein neues Feld für "Veranstaltungen"
  2. Bezeichnung: "Kategorien"
  3. Identifikator: "kategorien"
  4. Feldtyp: Auswahlliste
  5. Aktivieren Sie "Mehrfachauswahl"
  6. Fügen Sie Optionen hinzu: "Schulung", "Workshop", "Seminar", "Webinar"

Jetzt können Sie bei einer Veranstaltung mehrere Kategorien gleichzeitig auswählen.

Beispiel 3: Verantwortliche Person​

Sie möchten für jede Veranstaltung einen Verantwortlichen festlegen:

  1. Erstellen Sie ein neues Feld für "Veranstaltungen"
  2. Bezeichnung: "Verantwortliche Person"
  3. Identifikator: "verantwortlicher"
  4. Feldtyp: Verknüpfung
  5. Verknüpfung zu: Benutzer
  6. Breite: Halbe Breite

Bei der Veranstaltung können Sie nun aus allen Benutzern im System den Verantwortlichen auswählen.

Beispiel 4: Teilnehmer-spezifische Felder​

Sie möchten, dass Teilnehmer bei der Anmeldung zusätzliche Informationen angeben:

  1. Erstellen Sie ein neues Feld für "Teilnehmer"
  2. Bezeichnung: "Ernährungshinweise"
  3. Identifikator: "ernaehrung"
  4. Feldtyp: Text (mehrzeilig)
  5. Aktivieren Sie "Bei Einschreibung erlaubt"
  6. Aktivieren Sie "Von Benutzern bearbeitbar"
  7. Aktivieren Sie "Für Teilnehmer sichtbar"

Teilnehmer können nun bei der Anmeldung ihre Ernährungshinweise angeben und diese später selbst bearbeiten.